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Erfassung der Anforderung und Ausgangslage zur Vorbereitung der Umstellung bei KMU von ISDN zu All-IP

Wie bei jeder Umstellung gilt es als erstes die Anforderungen des Unternehmens und der Benutzer herauszufinden und in einem Lastenheft genau zu definieren. Da moderne Telefonanlagen eine Fülle von teilweise sehr spezifischen Funktionen ermöglichen, ist es sinnvoll im Lastenheft ausserdem bestimmte Funktionen auszuschliessen. Dadurch bietet das Unified Communications System am Ende nur die Funktionen die benötigt werden und ist für den Anwender einfach zu bedienen.

Die Erfassung des Lastenheftes bietet ein hohes Potential zur Verbesserung der betrieblichen Abläufe, zwischen Kunden, Lieferanten, allen sonstigen Geschäftspartern und den eigenen Mitarbeitern. Dabei ist es immer das Ziel, dass der Anrufer einen für sein Anliegen passenden Mitarbeiter direkt erreichen kann. Das heißt nicht, dass die Durchwahlen der Mitarbeiter bekannt sein müssen. Geeignet sind Durchwahlen je nach Anliegen. Welche Mitarbeiter bei dem jeweiligen Anliegen angerufen werden, kann anhand der Qualifikation der Mitarbeiter, der Anwesenheit und einer Rufverteilungsstrategie erfolgen. Zusätzlich kann bestimmten Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben werden sich am Telefon für alle oder für bestimmte Themen aus der weiteren Rufzustellung herauszunehmen und wieder zuzuschalten. Zusammenfassend kann an dieser Stelle die zukünftige Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern, und gleichzeitig die Produktivität des eigenen Unternehmens messbar erhöht werden.

Nach der Erstellung des Lastenheftes ist für alle Standorte die Ausgangslage zu erfassen. Hierbei sind folgende Punkte zu berücksichtigen:

  • Vertraglich unter anderem:

    • Bei welchen Telefonanbieter ist welcher Vertrag abgeschlossen

    • Wann können die Rufnummer frühestens portiert werden

    • bis wann muss der Portierungsantrag eingegangen sein

    • Bis wann laufen für bestehende Telefonanlagen Leasing- oder Wartungsverträge

  • Technisch unter anderem:

    • welche TK-Infrastruktur ist vorhanden

    • welche externe Anbindungsmöglichkeiten bestehen

    • Serverschrank inkl USV und Klima, Switch

    • Verkabelung zu den Arbeitsplätzen und ggf. Funkstationen für schnurlose Telefone

Auf Grundlage von Lastenheft und Ausgangslage ist es möglich Angebote einzuholen und zu Überprüfen ob die Anforderungen erfüllt werden.